メールの誤送信をなくすには?

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大手の旅行会社である日本旅行がメールの誤送信を派手に
してしまいました。


来春の内々定を1人の方にメールで連絡しようとしたところ
誤って4万3000人もの人達に連絡が行ってしまいました。


実際に採用試験を受けたのは2800人程度だったので、
今回誤送信に巻き込まれた人の中には全然関係がない人達
も含まれていた模様です。


さらに日本旅行がもうひとつ過ちをしてしまったのは
メールの宛先に敬称を忘れてしまうという信じられないような
初的なミスでした。


今回のようなメール誤送信は時として個人や企業に甚大な
影響を与えてしまいます。


これは日本旅行に限らずにわたちたちも当事者になる可能性
があるのでなんとしても誤送信を無くす必要があります。


まずはメールは一回「送信」ボタンを押してしまうと
取り消しができないという事を肝に銘じておきましょう。


メールを作り終えたらすぐに送信するのではなく
一呼吸おいてメールの内容に不備がないか、メールの宛先に
問題がないか確認する必要があります。


特に同姓、同名の方にも注意が必要ですので、
会社名や部署名などで確認をしましょう。


わたしも一時身に覚えもないメールが届いた時期が
ありましたが、よく見ると同姓同名の人へ間違えて
送られてきていたようです。


またメールの誤送信に多いのは、「返信」や「転送」
といったメールの機能です。


特に全員に「返信」や「転送」は時にとても便利な
機能ですが、何百人、何千人、今回のように何万人にも
メールが届いてしまうので大変危険な機能でもあります。


「宛先」は何度もチェックすることを習慣付けていきま
しょう。


メールの承認システムなどを導入して第三者に確認して
もらうというのもひとつの手かもしれません。


誤送信  Elecronic mail errounous transmission

宛先  Address

敬称  Honorific

内々定  Early unofficial job offer



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